Comment automatiser l’extraction de factures de mes mails

Si tu bosses 10 à 12h par jour comme moi, tu t’es sûrement déjà demandé comment tu pouvais gagner du temps dans tout ce que tu faisais.

Moi, cela fait quelques années que je m’intéresse à la simplification de mon business.

Car travailler beaucoup, cela t’amène souvent de bonnes rentrées d’argent mais sur la durée, c’est dur à gérer.

Sans parler du fait que tu passes ton temps à bosser et que tu ne profites pas de la vie, ni de ta famille.

Je voudrais te montrer quelque chose que je viens de mettre en place pour me simplifier une tâche.

 

Automatisation extraction facture gmail

L’automatisation de la réception de mes factures.

Je suis abonné à des services en ligne qui m’envoient leur facture à chaque échéance de paiement.

Ces services m’envoient leur facture en fichier joint par mail.

Je dois donc les imprimer puis les mettre dans mon bac à factures pour ensuite les classer et les mettre dans ma compta.

Sauf que je suis très occupé en journée et je ne le fais pas systématiquement.

Du coup, à chaque fin de trimestre, je dois faire des recherches dans tous mes mails pour retrouver ces factures.

Heureusement, je me suis fait un listing des services auxquels je suis abonné pour ne pas en oublier.

Mais cela ne m’empêche pas d’y passer facilement 30 minutes à retrouver ces factures perdues dans mes 50 mails quotidiens que je reçois.

Comment trouver automatiquement mes factures perdues parmi mes 4500 mails chaque trimestre ?

J’aurais pu engager une assistante ou une secrétaire pour faire le travail.

Mais j’ai opté pour un système qui va extraire automatiquement chaque facture attachée aux mails que je reçois.

J’ai commencé par une méthode simple que je vais faire évoluer au fil du temps.

Pourquoi ?

Faire compliqué dès le début, c’est souvent contre-productif car on y passe beaucoup de temps pour tout mettre en place et le résultat n’est pas garanti.

Alors voici comment j’ai débuté mon expérimentation :

Les étapes de l’automatisation de ma méthode “Extraction automatisée de factures”

1) J’ai placé un tag dans Gmail sur tous les services qui m’envoient une facture

2) J’extrais systématiquement les fichiers attachés qui sont les factures

3) j’envoie les factures dans un répertoire bien spécifique de ma Dropbox

4) A la fin du trimestre, je n’ai plus qu’à aller imprimer tous les fichiers qui s’y trouvent

Amélioration prévue :

Je vais essayer de créer un PDF qui regroupe toutes les factures d’un trimestre le jour J+1 de la fin du trimestre.

Je n’aurai plus qu’à ouvrir ce fichier et l’imprimer en une seule fois.

Pour le moment, les 4 premières étapes fonctionnent correctement.

Fin du mois, je vérifierai si tout est correct.

Si c’est le cas, je me pencherai sur la fusion des PDF factures en un seul PDF.

Je vous tiendrai au courant de mes tests.

Et vous ? Avez-vous déjà pensé à automatiser certaines de vos tâches qui n’apportent aucune réelle valeur mais qui sont obligatoires ?

 

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